Océ: per le aziende italiane i documenti non sono una priorità
La gestione dei processi documentali in outsourcing può portare più efficienza e riduzione dei costi ma secondo un’indagine Idc svolta per Océ questa opportunità è ancora colta solo in piccola parte

Océ, la nota società del gruppo Canon che opera nel settore dei sistemi e servizi di stampa professionali, in particolare con un’offerta in outsourcing, ha recentemente commissionato ad Idc un’indagine su 150 clienti italiani di dimensioni medio-grandi. «Abbiamo voluto – spiega Maurizio Ronzoni Business Unit Manager Business Services della filiale italiana – valutare la consistenza del mercato e le sue dinamiche e verificare la nostra percezione delle opportunità di business sul mercato nazionale. Abbiamo inoltre voluto verificare la validità della nostra strategia di business che punta in particolare sui servizi in outsourcing, dopo essere passati da una logica di facility service, com’era fino a non molto tempo fa, ad una di business service, con l’obiettivo di rendere più efficienti e non semplicemente meno costosi i processi documentali. Questo perché riteniamo che oggi il cliente non desideri semplicemente liberarsi dalle attività che non ritiene “core” ma vuole entrare in partnership con un fornitore di servizi più integrati con i processi che possa fornire non solo infrastrutture ma anche competenza».

L’indagine stima in 25,5 miliardi di euro il mercato italiano dell’outsourcing documentale e in 1,5 miliardi la componente di document processing outsourcing, ossia del settore che Océ considera il più promettente. «La tanto annunciata riduzione della carta stampata si sta veramente realizzando – commenta Ronzoni – anche se i documenti stanno invece aumentando che però circolano in azienda sempre più in forma digitale». Da qui nasce la necessità di convertire in formato elettronico i documenti cartacei in ingresso, un processo che avviene nella cosiddetta digital mail room che è proprio uno dei servizi principali che Océ offre in outsourcing. «Un servizio –sottolinea Ronzoni- che si basa sulla possibilità di fornire non solo macchine di un certo tipo ma anche di determinate competenze di processo».

L’indagine di Idc conferma la bontà di questa scelta strategica: infatti il document processing outsourcing nel periodo 2009-2014 è previsto in crescita del 16% medio annuo, contro il 3,5% di tutto il mercato dell’outsourcing documentale. In generale l’indagine ha rilevato che le aziende italiane sono ancora piuttosto lontane dal raccogliere tutti i possibili benefici di una gestione documentale più efficiente. Infatti la percentuale dei dati rilevanti che alla data risiedono su documenti non strutturati è dell’ordine del 70-80%. Inoltre solo il 7% delle aziende intervistate dichiara di aver esternalizzato al 100% la gestione dei processi documentali, mente il 23% lo fa solo parzialmente.

E il grado di soddisfazione è piuttosto basso: solo nel 6% dei casi le aziende dichiarano di aver raggiunto un livello ottimale di efficienza, contro il 56% che si dichiara insoddisfatto. Le soddisfatte però si reputano più efficienti dei loro concorrenti che trattano i processi documentali in modo tradizionale.

Dall’indagine si rileva anche che le aziende più reattive a questo tipo di offerta sono le imprese medie, dai 700 ai 1000 addetti. Come ad esempio Hertz che ha totalmente digitalizzato la gestione dei contratti di noleggio delle auto: l’ultimo documento cartaceo del processo è la copia che il cliente firma al ritiro della vettura che viene subito dopo digitalizzata: da quel momento in avanti ci sono solo documenti digitali.

Luciano Barelli

da CDVWEB.IT